SEMINÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO - TEORIA BUROCRATICA DA ADMINISTRAÇÃO

Por: André Felipe, Jayna, Jonatas, Lays e Valdemir

Para: Disciplina de Administração Geral

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Para entender a Teoria Burocrática da Administração precisamos, primeiro, entender o que é burocracia, que se refere à uma estrutura emperrada, geralmente encontrada em instituições públicas. O outro conceito, o da burocracia como solução para que as organizações evitem arbitrariedades, refere-se ao termo usado pelo sociólogo, cientista político e economista Max Weber.

Administrar uma organização significa assumir responsabilidade pela realização dos resultados e pela utilização correta dos recursos disponíveis.

Para assumir racionalmente essa responsabilidade é preciso:

· Planejamento – É preciso definir precisamente os resultados desejados.

· Organizar – Ordenar os recursos necessários à execução do trabalho.

· Dirigir – Comunicar todas as informações e diretrizes necessárias e coordenar a execução do trabalho, influenciando de modo positivo o comportamento das pessoas.

· Controlar – Acompanhar a evolução das atividades, verificando os resultados obtidos e os recursos usados, providenciando as correções necessárias para assegurar a realização dos objetivos.

Weber definia a burocracia como a estruturação formal da organização, permitindo, dessa forma, organizar as atividades humanas para a realização de objetivos comuns no longo prazo. Essa definição de Weber foi fundamental para outros estudiosos fora da área da administração interpretassem melhor as organizações. Para Weber, a ideia de burocracia está ligada ao conceito de autoridade.

· Autoridade tradicional: baseada em tradições e costumes e práticas passadas de uma cultura. Pode ser encontrada nas figuras dos patriarcas e anciões, principalmente das sociedades antigas, apesar de ainda hoje existirem. Nesse caso, a legitimidade da autoridade é assegurada pelas tradições religiosas, crenças e costumes sociais. Acredita-se que ela é sagrada.

· Autoridade carismática: baseada nas características físicas e/ou de personalidade do líder em questão. Os seguidores reverenciam seus feitos, sua história e qualidades pessoais. A autoridade carismática tem como desvantagens o fato de poder ser passageira, uma vez que se segura no reconhecimento por parte do grupo e por não deixar sucessores certos.

· Autoridade racional-legal: é aquela garantida por regras e normas oriundas de um regulamento que é, por sua vez, reconhecido e aceito pelo grupo. Aqui, deve-se seguir os comandos da pessoa que ocupa o cargo, independente de quem seja. A autoridade está no cargo e não na pessoa que o exerce.

A teoria da burocracia ela é baseada na previsibilidade e constância, sem levar em consideração as alterações no cenário externo, a qualificação dos membros da organização e a tecnologia e seus avanços. Ela possui uma postura altamente técnica e mecanicista. E a preocupação é apenas com a estrutura e seu conjunto de cargos e funções. O comportamento pessoal das pessoas não é levado em consideração.

Weber identifica TRÊS fatores principais que favorecem o desenvolvimento da moderna burocracia:

· O desenvolvimento de uma economia monetária: Na Burocracia, a moeda assume o lugar da remuneração em espécie para os funcionários, permitindo a centralização da autoridade e o fortalecimento da administração burocrática;

· O crescimento quantitativo e qualitativo das tarefas administrativas do Estado Moderno;

· A superioridade técnica – em termos de eficiência – do tipo burocrático de administração: Que serviu como uma força autônoma para impor sua prevalência

O desenvolvimento tecnológico fez as tarefas administrativas tenderem ao aperfeiçoamento para acompanhá-lo. Assim, os sistemas sociais cresceram em demasia, as grandes empresas passaram a produzir em massa, sufocando as pequenas. Além disso, nas grandes empresas há uma necessidade crescente de cada vez mais se obter um controle e uma maior previsibilidade do seu funcionamento.

Segundo o conceito popular, a burocracia é visualizada geralmente como uma empresa, repartição ou organização onde o papelório se multiplica e se avoluma, impedindo as soluções rápidas e eficientes. O termo é empregado também com o sentido de apego dos funcionários aos regulamentos e rotinas, causando ineficiência à organização. O leigo passou a dar o nome de burocracia aos defeitos do sistema.

Entretanto para Max Weber a burocracia é exatamente o contrário, é a organização eficiente por excelência e para conseguir esta eficiência, a burocracia precisa detalhar antecipadamente e nos mínimos detalhes como as coisas devem acontecer.

As organizações são definidas de acordo com o seu tipo de poder, que consequentemente caracteriza também o tipo de obediência que exercem. De acordo com Etzioni, o tipo ideal do autor aplicava-se somente às empresas e governos, não abrangendo todas as organizações. Weber considerava as organizações como unidades sociais com objetivos específicos e singulares, para Etzioni, existem 3 tipos de organizações:

· Organizações coercitivas

O poder é imposto pela força física ou por controles baseados em prêmios ou punições. Utilizam coerção ou força física como principal meio de controle sobre os participantes de nível inferior. As organizações coercitivas incluem exemplos como os campos de concentração, prisões, instituições penais etc. Devendo manter uma certa disciplina e padrão de comportamento, sua característica era a ameaça, violência e uso real de força.

· Organizações utilitárias

O poder é baseado no controle dos incentivos econômicos. A remuneração é base principal de controle. Os participantes de nível inferior contribuem para a organização com um envolvimento calculativo, baseado quase exclusivamente nos benefícios que esperam obter, como promoções, benefícios e incentivos. Considera-se como organizações utilitárias, as empresas de negócios, que possibilitam a satisfação intrínseca do cargo, além do prestígio e da estima aos participantes.

· Organizações normativas

O poder se baseia num consenso sobre objetivos e métodos que praticam. As organizações normativas são também chamadas “voluntárias” e incluem a Igreja, partidos políticos ideológicos, organizações de voluntários, ONGS, universidades, hospitais... Os membros tendem a buscar seus próprios objetivos e a expressar seus próprios valores pessoais.

Ao contrário das organizações coercitivas e utilitárias, as do tipo normativo dependem do comprometimento dos seus participantes, não havendo a necessidade de coerção ou remuneração.

VANTAGENS DA BUROCRACIA

Weber falou sobre as vantagens da burocracia. Embora considera-se o modelo burocrático eficiente ele temia essa eficiência, cujo resultado seria uma ameaça à liberdade individual.

As 10 vantagens do modelo burocrático são:

1. Racionalidade para o alcance de objetivos organizacionais.

2. Rapidez nas decisões, pois cada um conhece o que deve ser feito e por quem. Ordens e papéis tramitam por canais preestabelecidos.

3. Precisão na definição do cargo e conhecimento dos deveres.

4. Univocidade de interpretação garantida pela interpretação específica e escrita. Por outro lado, a informação é discreta, pois é fornecida apenas a quem deve recebê-la.

5. Uniformidade de rotinas e procedimentos.

6. Continuidade da organização, algo que pode não acontecer na liderança carismática.

7. Redução do atrito ente as pessoas, pois cada funcionário conhece o que é exigido dele e quais os limites entre suas responsabilidades e a dos outros.

8. Constância, pois a mesma decisão deve ser tomada na mesma circunstância.

9. Confiabilidade, pois o negócio possui regras conhecidas. As decisões são previsíveis e o processo conduzido de forma imparcial.

10. Benefícios para as pessoas na organização, pois a hierarquia é formalizada, o trabalho é dividido entre as pessoas de maneira ordenada, as pessoas são treinadas para se tornarem especialistas, podendo encarreirar-se na organização em função de seu mérito pessoal e competência técnica.

Disfunções da Burocracia segundo Merton:

Robert Merton foi um sociólogo norte-americano, considerado o pioneiro na sociologia da ciência explorando o modo como os cientistas se comportam e o que os motiva, recompensa e intimida. Foi importante teórico da burocracia e da comunicação de massa.

Para Max Weber a burocracia é a organização eficiente por excelência e para conseguir esta eficiência, a burocracia precisa detalhar antecipadamente e nos mínimos detalhes como as coisas devem acontecer. Para Merton¹, não existem uma organização totalmente racional e o formalismo não tem a profundidade descrita por Weber. Assim pode-se dizer que para outros estudiosos a Burocracia não é tão eficiente como Weber

AS DISFUNÇÕES SEGUNDO MERTON, SÃO:

1. Internalização das Regras e Apego aos Regulamentos – As normas e regulamentos passam a se transformar de meios em objetivos. Passam a ser absolutos e prioritários. Os regulamentos, de meios, passam a ser os principais objetivos da burocracia.

2. Excesso de Formalismo e de Papelório – A necessidade de documentar e de formalizar todas as comunicações dentro da burocracia a fim de que possa ser devidamente testemunhado por escrito pode conduzir à tendência ao excesso de formalismo, de documentação e de papelório.

3. Resistência Mudanças – Como tudo dentro da burocracia é rotinizado, padronizado, previsto com antecipação, o funcionário geralmente se acostuma a uma completa estabilidade e repetição daquilo que faz, o que passa a lhe proporcionar uma completa segurança a respeito de seu futuro na burocracia.

4. Despersonalização do Relacionamento – A burocracia tem como uma de suas características a impessoalidade no relacionamento entre funcionários. Daí o seu caráter impessoal, pois ela enfatiza os cargos e não as pessoas que os ocupam. Isto leva a uma diminuição das relações personalizadas entre os membros da organização.

5. Categorização como Base do Processo Decisorial – A burocracia se assenta em uma rígida hierarquização da autoridade. Portanto, quem toma decisões em qualquer situação será aquele que possui a mais elevada categoria hierárquica, independentemente do seu conhecimento sobre o assunto.

6. Superconformidade às Rotinas e aos Procedimentos – Com o tempo, as regras e rotinas tornam-se sagradas para o funcionário. O impacto dessas exigências burocráticas sobre a pessoa provoca profunda limitação em sua liberdade e espontaneidade pessoal.

7. Exibição de Sinais de Autoridade – Surge a tendência á utilização intensa de símbolo de status para demonstrar a posição hierárquica dos funcionários, como uniforme, mesa etc.

8. Dificuldade no Atendimento a Clientes e Conflitos com o Público – O funcionário está voltado para dentro da organização. Esta atuação interiorizada para a organização o leva a criar conflitos com os clientes da organização. Todos os clientes são atendidos de forma padronizada, de acordo com regulamentos e rotinas internos, fazem com que o público se irrite com a pouca atenção e descaso para com seus problemas particulares e pessoais.

Para concluir a apresentação, Max Weber teve uma contribuição de extrema importância para o desenvolvimento da matéria de administração e para a organização das empresas e instituições que encontramos atualmente. Weber encontrou problemas nos processos de organização das empresas, e com seu pensamento visionário contribuiu fornecendo seu conhecimento avançado.