Seminário | Gêneros Textuais Empresariais - Ofício

Ofício - APRESENTAÇÃO.pptx

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Feito por: Valdemir, Ieda e Eliane

O que é um ofício? (slide 2)

Um ofício é um documento que, em geral, tem como objetivo solicitar, comunicar, reivindicar ou notificar de maneira formal sobre um determinado assunto. Esse tipo de documento costuma ser utilizado por locais que precisam ter um registro e controle das notificações enviadas, como as repartições públicas.

Os ofícios também costumam contar com uma numeração contínua e crescente — controle que facilita a organização interna do que foi emitido e do que foi respondido. As respostas aos ofícios, em geral, também devem citar a referida numeração. O termo ofício, inclusive, vem da palavra oficial, uma vez que se trata de um documento que apresenta caráter formal e tem como objetivo principal oficializar algum ato — razão pela qual é fundamental contar com o controle da entrada e saída de ofícios.

Os tipos de Ofício (slide 3)

· Ofício de comunicação: Correspondência de caráter meramente informativo, como informar a quitação de um débito, a solução de um problema previamente notificado ou formalizar algum tipo de medida adotada.

· Oficio de solicitação: Documento com demandas de providências, de informações, de materiais ou proposta de acordo, entre outros fins sobre temas diversos. Pode servir para renegociação de débitos tributários a mudanças cadastrais. O foco é o pedido que você ou sua empresa vai apresentar ao órgão público em questão.

· Outro tipo de ofício é o requerimento. Este é um pedido dirigido a uma autoridade do serviço público, no qual se solicita algo, tanto sob o amparo da lei (férias, benefícios, pagamentos retroativos etc.), quanto sem certeza de tal amparo ou sem segurança quanto ao deferimento.

· O documento serve para pedir essa ajuda financeira de uma maneira formal. Esse ofício de patrocínio, expõe a finalidade do capital de uma forma organizada, descreve se aquele patrocinador terá algum brinde, ou benefício no evento, no projeto

· Ofício jurídico: Documento destinado ao poder Judiciário, como tribunais de Justiça, Ministério Público ou mesmo advogados ou representantes legais de outra partes (o advogado de outra pessoa).

Como elaborar um ofício? (Slide 4)

O primeiro ponto é elaborar um roteiro, com todos os requisitos que devem ser observados na elaboração de um ofício, tais como direcionamento, assunto, pedidos e fechamento, da seguinte forma:

Cabeçalho: O cabeçalho é responsável por indicar de imediato o emissor do ofício, por meio de uma folha timbrada contendo o logo, brasão ou identificador de quem emite. Os dados do emissor para contato, tais como endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica, sítio eletrônico oficial, podem ser informados no rodapé do documento, centralizados.

Número do ofício: A numeração do ofício tem como finalidade organizar internamente as notificações enviadas com a respostas recebidas. É possível organizar ainda com base nos assuntos de cada ofício. Por exemplo: Ofício para cobranças: COB 001. Ofícios para notificações: NOT 002.

Local e data: O local e data tem importância relevante para o controle de quem emite e de quem recebe o ofício. Atentar à diferença da data de envio e de recebimento por quem é oficiado para fins de contagem dos prazos, que geralmente inicia da data do recebimento do ofício, que deve ser assinalado no protocolo (na parte de baixo do ofício por quem o recebeu).

Destinatário: Importante definir com clareza o responsável pelo recebimento do ofício, indicando pormenorizadamente o nome, cargo e endereço de sua localização, incluindo o setor, se for possível, sob pena de extravio junto a grandes empresas ou repartições públicas.

Assunto: Indique o tema tratado. Quanto mais direto, objetivo e claro for, melhor. O Assunto busca direcionar o ofício internamente para quem de fato tenha a qualificação e responsabilidade em respondê-lo.

Mérito: No objeto do ofício, especifique a finalidade do ofício (motivos) e pedidos específicos que se espera daquele ofício, estabelecendo prazos e a quem deve ser respondido.

Assinatura: Identificar com clareza quem assina, com nome, cargo e a instituição que representa.

Saudação e despedida: Para encerrar, aposte em fórmulas como “Atenciosamente”, ou “Limitado ao exposto, fique com meus votos de estima e consideração”, ou “Seguro de ter o pedido acolhido, agradeço a atenção desde já”. Local e data: Antes de assinar, inclua a cidade onde está e a data

Outras informações: Não deixe de indicar dados de contato para obtenção de maiores informações.

Encaminhamento do documento (slide 5)

O ofício costuma ser encaminhado com protocolo, a fim de comprovar a entrega do documento e o recebimento do destinatário. Trata-se de uma medida importante em razão das consequências da ausência de resposta ou providências pelo oficiado.

O protocolo pode ser feito tanto por meio de uma assinatura no próprio documento, por exemplo, ou nos casos em que o envio é feito pelos Correios pelo retorno do AR (aviso de recebimento). Não deixe de indicar o nome e data do recebimento do ofício. Pela importância das consequências da ausência de reposta ou providências pelo oficiado é muito importante que se tenha registro do recebimento do ofício.

Finalidade (slide 6)

Como vimos, o ofício é caracterizado como um ato externo e formal que costuma exigir respostas da parte que o recebe.

O ofício, por ser um documento mais formal, deve contar com as seguintes características:

· um vocativo que invoca o destinatário, como "Senhor, Ministro";

· informações do remetente — como endereço postal, telefone, e-mail e nome do órgão ou setor — devem fazer parte do cabeçalho ou do rodapé do documento. O ofício é expedido por uma autoridade e tem como destinatário outra autoridade.